Datei-Butler vs. M-Files – Teil 3 im Vergleich

Spare deine wertvolle Zeit und Geld

Gegen bekannte DMS-Giganten – Teil 3 von 6: Datei-Butler vs. M-Files

Viktor Weizel

Gegen bekannte DMS-Giganten – Teil 3 von 6: Datei-Butler vs. M-Files

In Teil 3 unserer Serie vergleichen wir den lokal laufenden Datei-Butler mit M-Files, einer etablierten Enterprise-DMS-Lösung mit Fokus auf Metadaten, Cloud und Workflow-Automatisierung. Beide verfolgen völlig unterschiedliche Ansätze: Datei-Butler ist schlank, lokal und effizient. M-Files dagegen groß, skalierbar und stark in Compliance-Prozessen. Doch welche Lösung passt besser in den Arbeitsalltag kleiner Unternehmen?

Zielgruppe im direkten Vergleich

M-Files richtet sich an:
- Mittelständische bis große Unternehmen
- Abteilungen mit komplexen Prozessen & Compliance-Anforderungen
- IT-Teams mit Bedarf an Integration (ERP, CRM, Office)
Datei-Butler richtet sich an:
- Einzelunternehmer, Handwerksbetriebe, kleine Teams
- Organisationen ohne IT-Abteilung
- Nutzer mit Fokus auf schnelle, saubere PDF-Ablage

Fazit: M-Files ist mächtig, aber komplex. Datei-Butler ist schnell und sofort produktiv.

Preis & Lizenzmodell

Lösung	Lizenzmodell	Einmalkosten / Abo	Laufende Kosten
M-Files	Abonnement pro Benutzer	Individuell über Partner	ab ca. 40–100 € / User / Monat
Datei-Butler	Einmal-Lizenz pro PC	39,90 €	Keine

Hinweis: M-Files lohnt sich, wenn viele Nutzer und Prozesse eingebunden werden müssen. Datei-Butler bleibt schlank und übersichtlich.

Technik & Infrastruktur

Bereich	M-Files	Datei-Butler
Betriebssystem	Windows, macOS, Cloud	Windows 10/11
Installation	Über zertifizierten Partner	Lokaler Installer
Server / Datenbank	Ja (SQL-basiert)	Nein
Web- & Mobile-Zugriff	Ja (Web & App)	Nein

Fazit: Datei-Butler braucht keine Infrastruktur. M-Files benötigt professionelle Einrichtung.

Funktionsvergleich

Funktion	M-Files	Datei-Butler
Metadatenbasierte Ablage	Ja	Nein
Automatisierte Workflows	Ja	Nein
KI-Dateibenennung	Optional via API	Ja (lokal & via OpenAI)
E-Mail-Anbindung	Ja (Exchange, Outlook)	Ja (IMAP)
OCR & Volltextsuche	Ja	Ja (Tesseract)
Benutzerrollen / Rechte	Ja, granular	Nein (Einzelnutzer)
Automatische Ablage	Ja, regel- & workflowbasiert	Ja, regelbasiert

Fazit: M-Files ist ein Enterprise-System. Datei-Butler erfüllt typische Einzelplatzaufgaben einfacher und schneller.

Datenschutz & IT-Sicherheit

M-Files: Hosting wahlweise lokal oder in zertifizierten Rechenzentren (ISO 27001, DSGVO), bietet Audit-Trails und Benutzerrechteverwaltung.
Datei-Butler: Lokale Software ohne Cloudbindung, keine Datenübertragung, keine Nutzerkonten, keine externen Abhängigkeiten.

Fazit

M-Files ist ideal für Unternehmen mit strukturierten Prozessen, mehreren Standorten und internen IT-Ressourcen. Die Lösung ist professionell – aber auch erklärungsbedürftig und kostenintensiv.

Datei-Butler hingegen überzeugt als sofort einsetzbare, leicht verständliche Lösung für die tägliche PDF-Organisation – lokal, sicher und mit intelligenten Abläufen.

Datei-Butler punktet mit:

KI-gestützter Dateibenennung
Schneller, automatischer Ablage ohne Konfiguration
Lokaler Nutzung ohne Internetverbindung
Einmalzahlung ohne laufende Kosten

Teil 4 folgt: Datei-Butler vs. DocuWare

€ Einmaliger Kauf, unbegrenzte Nutzung 👍

IMAP Postfach Integration
Direkt aus deinem Mailpostfach die PDF Anhänge umbenennen
Expertenmodus
Dateinamen mit eigenen Prompts individuell anpassen
Ordnerüberwachung
Dateibutler beobachtet deinen Eingabeordner und importiert neue PDF-Dateien automatisch.
OCR-Analyse (Texterkennung)
Extrahiert Text aus PDFs (z. B. mit Tesseract), damit wichtige Infos sofort erkannt werden.
Automatisches Umbenennen & Verschieben
Alle Dokumente landen strukturiert im Zielordner. Auf Wunsch sogar mit Jahres-/Monatsunterordner.
Duplikatserkennung
Entdeckt doppelte PDFs und verhindert versehentliche Mehrfachablagen.
Grafische Oberfläche
Dank intuitivem GUI kannst du Ordner, KI-Optionen und andere Einstellungen schnell konfigurieren.
KI-Unterstützung
Entweder mit GPT‑4 oder einer lokalen KI – für intelligente Dateinamen direkt bei dir oder via Online‑Service.

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FAQ

Häufige gestellte Fragen

Welche Lizenzmodelle gibt es?

Derzeit ist unsere Lifetime-Lizenz erhältlich. Damit erwirbst du den Datei-Butler zeitlich unbegrenzt und profitierst von allen zukünftigen Updates. Zusätzlich bieten wir noch eine 30 Tage Testlizenz an.

Muss ich für die Nutzung der KI extra bezahlen?

Ja, je nach OpenAI-Preismodell fallen zusätzliche Kosten an, da du ein eigenes Guthaben bei OpenAI benötigst. Der DATEI-BUTLER wird zwar über deine erworbene Lizenz abgedeckt, jedoch sind die KI-Dienste davon unabhängig. Als Richtwert: Wenn du etwa 100 PDF Dokumente verarbeitest, können dabei ungefähr 0,02 € anfallen. Bei 1000 PDF sind es dann ungefähr 0,20 €.

Welche Systemvoraussetzungen werden benötigt?

Empfohlen sind mindestens Windows 10 (64 Bit), 8 GB RAM und ca. 180 MB Festplattenspeicher für die OCR-Tools. Für die Offline-KI sind 16 GB RAM oder mehr sinnvoll. Für die Nutzung der Offline KI werden je nach Modell von 4GB bis 40GB Speicher empfohlen.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn etwas nicht klappt?

Schreibe uns gerne über das Kontaktformular an oder komm zu uns in die Discord-Gruppe und wir helfen dir weiter.

Kann ich eigene Dateinamen für meinen Anwendungsfall definieren?

Ja, kannst du. In dem Expertenmodus hast du die Möglichkeit den Prompt also den Output nach deinem Vorlieben anzupassen.

Was genau macht der DATEI-BUTLER?

Der DATEI-BUTLER ist eine Software, die PDF-Dokumente automatisiert umbenennt, strukturiert und ablegt. Zusätzlich setzt er auf KI-Technologie, um die Inhalte zu analysieren und aussagekräftige Dateinamen vorzuschlagen.

Benötige ich Programmier- oder IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein, der DATEI-BUTLER ist bewusst so entwickelt, dass auch Nutzer ohne Programmierkenntnisse ihn schnell einrichten können. Eine übersichtliche GUI und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen dir dabei.

Wie funktioniert die KI-Integration im DATEI-BUTLER?

Die KI-Integration kann wahlweise das GPT-4o-mini Modell von OpenAI via API-Key oder eine lokale KI-Lösung nutzen. Sobald du deinen API-Key hinterlegst, kommuniziert der DATEI-BUTLER direkt mit GPT-4o-mini und liefert dir smarte Vorschläge für Dateinamen und Ordnerstrukturen. Alternativ kannst du die Offline-KI aktivieren, um Dokumente komplett ohne Cloud-Anbindung zu verarbeiten.

Wird alles lokal verarbeitet oder in der Cloud?

Die eigentliche PDF-Verarbeitung und OCR finden vollständig lokal auf deinem System statt. Nur wenn du das GPT‑4 Modell von OpenAI verwendest, werden relevante Textausschnitte dorthin gesendet, um smarte Vorschläge für Dateinamen zu erhalten. Entscheidest du dich für die Offline-KI, verbleiben alle Daten ausschließlich auf deinem Gerät.

Wie sicher sind meine Daten und Dokumente?

Deine PDF-Dateien werden lokal verarbeitet und nur dann auszugsweise an über die API von OpenAI geschickt, wenn du diese KI-Option aktivierst. Entscheidest du dich stattdessen für die Offline-KI, bleiben alle Informationen ausschließlich auf deinem System. Dadurch hast du volle Kontrolle über deine Daten und kannst selbst bestimmen, ob und wann externe Dienste genutzt werden.