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Mach deine Dokumentenverwaltung intelligenter
Erlebe, wie Datei-Butler deine PDF-Dateien sofort erkennt, klug sortiert und mit klaren, KI-gestützten Dateinamen versieht. Spare dabei wertvolle Zeit und konzentriere dich auf das Wesentliche, während unsere automatisierte Lösung die Hintergrundarbeit erledigt.
Automation
Lege deine PDF-Dokumente einfach in den definierten Eingangsordner. Der DATEI-BUTLER erkennt, sortiert und benennt sie, während du dich auf andere Aufgaben konzentrierst.
AI
Ob leistungsstarke Cloud-KI von OpenAI oder ein lokal integriertes Modell wie Ollama – wähle die passende Lösung ganz nach deinen Anforderungen.
Dokumentenbenennung
Bestimme selbst, wie deine Dokumente benannt werden sollen Mit dem Datei-Butler hast du volle Kontrolle: Lege ganz einfach fest, nach welchem Muster deine Dateien umbenannt werden sollen .
Alle Funktionen im Überblick 💪
Der Datei-Butler vereint mehrere clevere Abläufe, um deine PDF-Dokumente automatisch zu sortieren und sinnvoll zu benennen. Das Ganze ist darauf ausgelegt, dass du möglichst wenig Zeit mit deiner Dokumentenverwaltung verbringst.
Mit der integrierten IMAP-Funktion liest der Datei-Butler automatisch E-Mails aus deinem Postfach aus – und verarbeitet PDF-Anhänge ganz ohne manuelles Zwischenspeichern. Du kannst festlegen, aus welchem Ordner die Anhänge gelesen werden sollen (z. B. „Rechnungen“, „Eingang“ oder ein eigener Filterordner).
Deine Vorteile:
Automatische Verarbeitung eingehender PDF-Dokumente
Beliebige IMAP-kompatible Postfächer nutzbar (z. B. GMX, IONOS, mailbox.org, etc.)
Zugriff auf spezifische Ordner – ideal in Kombination mit Regeln aus Outlook, Thunderbird oder anderen Mail-Clients
Keine Veränderung der Original-Mails – die Anhänge werden gelesen, verarbeitet und in deinem definierten Ausgabeordner gespeichert
Beispiel:
Du richtest dir in deinem Mailprogramm eine Regel ein, die alle Eingangsrechnungen in den Ordner „Rechnungen“ verschiebt. Der Datei-Butler überwacht genau diesen Ordner, verarbeitet alle PDF-Anhänge vollautomatisch und legt die umbenannten Dateien z. B. in deinem Buchhaltungsordner ab.
So sparst du dir wertvolle Zeit – ganz ohne manuelles Speichern, Umbenennen oder Sortieren.
Hol dir die volle Kontrolle über die KI-Auswertung:
Eigene Prompts für individuelle Dateinamen erstellen
Wahl zwischen Bindestrich (-) und Unterstrich (_) im Dateinamen
Datumsformat frei wählbar: z. B.
YYYYMMDDoderDDMMYYYY
Der Datei-Butler überwacht deinen Eingabeordner in Echtzeit.
Sobald eine PDF vollständig vorliegt, startet automatisch die Verarbeitung – ohne Risiko durch halbfertige oder noch geöffnete Dateien.
Auch gescannte PDFs ohne Text werden erkannt. Dank integrierter Texterkennung (OCR mit Tesseract) analysiert der Butler gezielt die ersten Seiten und extrahiert relevante Begriffe oder Inhalte zur Dateibenennung.
Das System sucht automatisch nach typischen Mustern für Datum und Rechnungsnummer.
Ergebnis: Automatisch generierte, klare Dateinamen wie 2025_04_03_Musterfirma_123456.pdf.
Die integrierte KI analysiert den Dokumentinhalt und erstellt einen sprechenden Dateinamen – z. B. mit Stichwörtern wie „Versicherung“ oder „Angebot“.
Wähle flexibel zwischen der Cloud-KI von OpenAI oder einer Offline-KI-Variante – je nach Datenschutzbedarf.
Der Datei-Butler benennt Dateien nicht nur automatisch um, sondern legt sie auch strukturiert ab:
Keine Unterordner
Jahresordner
Jahres- und Monatsordner
Wird derselbe Ordner für Eingabe und Ausgabe genutzt, erstellt der Butler automatisch einen „Verarbeitet“-Ordner.
- Bevor eine Datei wirklich verschoben wird, schaut der Datei-Butler, ob es sie schon gibt (Abgleich via Hashwert).
- Ist das Dokument identisch wird die Verarbeitung erst gar nicht gestartet.
- So bleibt alles sauber, ohne “aus Versehen” etwas zu ersetzen.
- Du musst nicht mit komplizierten Befehlen arbeiten:
- Ordner auswählen.
- API-Schlüssel eintragen.
- Ordnerstruktur festlegen.
- Log und Status in Echtzeit sehen.
- Einfach auf “Überwachung starten” klicken – fertig.
- Sämtliche Einstellungen speichert er in einer JSON-Datei, sodass beim Neustart alles bereit ist.
Bis zu vier Profile lassen sich anlegen – ideal für unterschiedliche Workflows oder Kundenprojekte.
Mit nur einem Klick wechselst du zwischen den Konfigurationen.
- In der GUI siehst du sofort, wenn eine neue Datei ankommt oder es einen Fehler gibt. Diese Logs können manuell gespeichert werden.
- Kritische Fehler werden zusätzlich in einer Log Datei gespeichert im Installationsverzeichnis
Braucht Dein Unternehmen mehr Funktionen?
DATEI-BUTLER bietet Dir bereits eine Vielzahl nützlicher Features für die automatisierte Dokumentenverarbeitung. Fehlt Dir trotzdem eine bestimmte Funktion oder hast Du ganz spezielle Anforderungen? Schreib uns gern! Wir passen DATEI-BUTLER individuell an Deine Prozesse an, damit Du noch effizienter und unkomplizierter arbeiten kannst.