Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenWillkommen zur Anleitung für die Installation und Einrichtung des DATEI-BUTLER. Die folgende Schritt-für-Schritt-Beschreibung hilft dir, den DATEI-BUTLER zu installieren, deinen Lizenzschlüssel einzutragen und optional eine lokale KI einzurichten.
1. Installation des DATEI-BUTLER:
Lade die aktuellste Version (z. B. Version 09.2) herunter und starte das Installationsprogramm. Während der Installation klickst du dich einfach durch die üblichen „Weiter“-Schritte. Akzeptiere die Lizenzbedingungen und lege fest, wo der DATEI-BUTLER installiert werden soll (Standard: Laufwerk C). Aktiviere die Option, ein Desktop-Icon zu erstellen, falls du magst. Nach Abschluss der Installation kannst du den DATEI-BUTLER direkt starten.
2. Lizenzschlüssel eingeben:
Wenn das Programm zum ersten Mal startet, wirst du nach deinem Lizenzschlüssel gefragt. Den hast du nach dem Kauf per E-Mail erhalten. Gib den Schlüssel ein und bestätige mit „Akzeptieren und Anmelden“. Dadurch wird deine Lizenz aktiviert und das Programm wird vollständig freigeschaltet.
3. OpenAI-/GPT-Schlüssel (optional):
Falls du GPT-4 oder ein anderes OpenAI-Modell nutzen möchtest, brauchst du einen API-Key. Über den Button im DATEI-BUTLER öffnest du die Plattform von OpenAI, wo du dich registrierst und einen API-Key erzeugst. Trage diesen anschließend im DATEI-BUTLER unter „API-Schlüssel“ ein. So kann der DATEI-BUTLER beim Umbenennen deiner PDFs auf GPT-Funktionen zugreifen.
4. Lokale KI einrichten (oLLama-Modell):
Wenn du die Online-Variante (OpenAI) nicht verwenden willst oder kannst, kannst du stattdessen eine lokale KI einsetzen. Klicke dazu im DATEI-BUTLER auf „Lokale KI“ und wähle „oLLaMa installieren“. Der Download umfasst mehrere hundert Megabyte und benötigt mind. 16 GB Arbeitsspeicher, damit das Modell reibungslos läuft. Nach dem Downloadstart muss der DATEI-BUTLER meist neu gestartet werden. Wähle dann ein passendes Modell (z. B. 16 GB-Version). Achtung: Mit nur 8 GB RAM wird die lokale KI nicht richtig funktionieren.
5. Eingabe- und Ausgabeordner konfigurieren:
Im Hauptfenster des DATEI-BUTLER kannst du unter „Eingabeordner“ festlegen, wo deine unbehandelten PDFs liegen. Unter „Ausgabeordner“ bestimmst du den Zielpfad für die umbenannten Dateien. Über das Feld „Ordnerstruktur“ entscheidest du, ob DATEI-BUTLER Jahres- oder Jahres-und-Monats-Unterordner erzeugen soll.
6. Überwachung starten und Dokumente testen:
Klicke jetzt auf „Datei-Überwachung starten“. Der DATEI-BUTLER beobachtet ab sofort deinen Eingabeordner. Wirf einige Testdokumente dort hinein – die Software liest sie aus und verschiebt sie anschließend automatisch in den Ausgabeordner. Je nach Ordnerstruktur werden Jahres- oder Monatsordner erzeugt. Nutzt du die lokale KI, kann die Verarbeitung etwas länger dauern als mit GPT-4.
7. Fehleranalyse und Log-Datei:
Bei Problemen kannst du unter „Log speichern“ den aktuellen Verlauf exportieren. Zusätzlich liegt eine ausführlichere Protokolldatei im Installationsverzeichnis („C:\Datei-Butler\AppData\…“). Schicke uns diese bei Bedarf per E-Mail oder stelle sie in unserem Support zur Verfügung, damit wir dir helfen können.
8. Support & Community:
Über den Button „Discord“ gelangst du zu unserem Support-Server, wo du Fragen stellen oder ein Ticket eröffnen kannst. Auch auf unserer Website (siehe oben) findest du weitere Hinweise und Tipps. Mit 16 GB RAM hast du genug Leistung für die lokale KI; bei weniger Arbeitsspeicher empfiehlt sich das Online-GPT-Modell.
Damit bist du startklar, den DATEI-BUTLER zu verwenden! Viel Erfolg und bei Fragen melde dich gerne bei uns.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenUm den DATEI-BUTLER mit OpenAI-Technologie nutzen zu können, brauchst du einen gültigen API-Key. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Achte bitte darauf, deinen API-Key niemandem weiterzugeben, damit nicht unbefugt Kosten entstehen.
Sobald dein Key aktiviert und genügend Guthaben vorhanden ist, steht dir die komplette KI-Funktion im DATEI-BUTLER zur Verfügung. Sollte dein Key ablaufen oder das Budget aufgebraucht sein, erkennt DATEI-BUTLER dies automatisch. Du musst dann das Guthaben auffüllen oder einen neuen Key hinterlegen.
Viel Erfolg beim Einrichten!
Bei Fragen oder Problemen wende dich gerne an unseren Support.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenMit dem Datei-Butler kannst du genau festlegen, wie deine PDF-Dokumente automatisch benannt werden sollen – vollständig nach deinen eigenen Vorgaben. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du individuelle Prompts erstellst und die Dateibenennung anpasst.
Der Datei-Butler verwendet standardmäßig einen vordefinierten Prompt, der folgende Struktur erzeugt:
Beispiel:2024-04-01_Musterfirma_123456.pdf
Aufbau: Datum + Firmenname + Rechnungsnummer
Wenn du eigene Anforderungen hast, kannst du den benutzerspezifischen Prompt nutzen:
Öffne die Einstellungen für den benutzerspezifischen Prompt.
Lösche alle Inhalte bis auf den oberen Bereich, in dem die KI-Rolle definiert ist.
Schreibe den Prompt in Deutsch oder Englisch – beides funktioniert problemlos.
Hier ein Beispiel, wie du deinen Prompt aufbauen kannst:
Füge das aktuelle Datum im gewünschten Format ein, zum Beispiel JJJJ-MM-TT.
Ergänze ein Schlüsselwort wie „Adler“, wenn es sich um eine Rechnung handelt. Dieses Wort kannst du beliebig ersetzen.
Lasse zusätzlich den Firmennamen (Absender) erkennen und im Dateinamen einfügen.
Vervollständige den Dateinamen mit der erkannten Rechnungsnummer.
Beispiel für das Ergebnis:2024-04-01_Adler_Amazon_123456.pdf
Falls du dir beim Schreiben des Prompts unsicher bist, kannst du ChatGPT um Hilfe bitten. Formuliere deinen Wunsch möglichst klar, zum Beispiel:
„Bitte hilf mir, einen Prompt zu erstellen, der das Datum, das Wort Adler, den Firmennamen und die Rechnungsnummer in den Dateinamen schreibt.“
Wichtig ist, dass du der KI vorher eine Rolle zuweist, zum Beispiel:
„Du bist eine KI, die PDF-Dokumente analysiert und auf Basis des Inhalts sinnvolle Dateinamen vergibt.“
Neben unseren Support kannst du dich mit anderen Datei-Butler Nutzer austauschen. Die Entwickler sind auch aktiv in Discord und helfen schnell und unkompliziert.
Schreibe uns direkt eine Mail und wir melden uns bei dir so schnell wie nur möglich.
DATEI-BUTLER | KI-TECHNOLOGY ist Deine smarte Lösung für automatisierte Dateiverwaltung und KI-gestützte Workflows. Spare wertvolle Zeit und reduziere Fehler, während Du Dich um das Wesentliche kümmerst.
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen