Datei-Butler vs. Paperless-ngx – Teil 2 im Vergleich

Spare deine wertvolle Zeit und Geld

Gegen bekannte DMS-Giganten – Teil 2 von 6: Datei-Butler vs. Paperless-ngx (ohne KI)

Viktor Weizel

Gegen bekannte DMS-Giganten – Teil 2 von 6: Datei-Butler vs. Paperless-ngx (ohne KI)

Im zweiten Teil unserer Vergleichsserie werfen wir einen genauen Blick auf zwei grundverschiedene Ansätze zur Dokumentenverwaltung: das quelloffene, serverbasierte Paperless-ngx und die lokal installierbare, sofort nutzbare Windows-Software Datei-Butler. Ziel ist es, herauszufinden, welches Tool für Unternehmer, Selbstständige und kleine Teams im Alltag wirklich effizient funktioniert.

Zielgruppe im direkten Vergleich

Paperless-ngx richtet sich an:
- Nutzer mit Linux- oder Docker-Erfahrung
- IT-affine Personen mit Interesse an Selbsthosting
- Organisationen mit Fokus auf revisionssichere Dokumentenarchivierung
Datei-Butler richtet sich an:
- Unternehmer, Selbstständige, Handwerksbetriebe
- Mitarbeiter aus Buchhaltung oder Assistenz
- Personen ohne technisches Vorwissen, die PDFs lokal organisieren wollen

Fazit: Paperless-ngx ist ideal für Technikfreunde. Datei-Butler liefert sofort produktive Ergebnisse – ohne Setup-Aufwand.

Preis & Lizenzmodell

Lösung	Lizenzmodell	Einmalkosten / Abo	Laufende Kosten
Paperless-ngx	Open Source (AGPLv3)	0 €	ggf. Hosting- & Wartungskosten
Datei-Butler	Kommerzielle Lizenz	39,90 € (pro Arbeitsplatz)	Keine

Hinweis: Paperless-ngx ist kostenlos in der Anschaffung, aber nicht in der Administration. Datei-Butler ist direkt einsatzbereit – ohne versteckte Kosten.

Installation & Wartung

Bereich	Paperless-ngx	Datei-Butler
Betriebssystem	Linux-Server (Docker empfohlen)	Windows 10/11
Setup-Aufwand	Hoch	Minimal (Installer starten)
Benötigte Kenntnisse	Docker, Terminal, YAML	Keine
Wartung & Updates	Manuell (per Konsole oder Git)	Automatisch über die GUI

Fazit: Paperless-ngx braucht Administration. Datei-Butler funktioniert einfach per Doppelklick.

Funktionsvergleich

Funktion	Paperless-ngx	Datei-Butler
Volltextsuche (OCR)	Ja (via Tesseract)	Ja (via Tesseract)
Dokumenten-Tagging	Ja	Nein
Automatische Dateibenennung	Nein	Ja (regelbasiert oder KI-gestützt)
Automatische Ablage	Teilweise (Skripting erforderlich)	Ja (konfigurierbar über Oberfläche)
IMAP E-Mail-Import	Nein	Ja
Benutzeroberfläche	Webbasiert	Windows-GUI
Mobile Nutzung	Ja (via Web)	Nein

Datenschutz & Datenhoheit

Paperless-ngx: Vollständige Kontrolle bei lokaler Installation, jedoch Eigenverantwortung für Sicherheit, Backups und Wartung.
Datei-Butler: Keine externen Abhängigkeiten, keine Cloud, keine Registrierung – maximale Datenhoheit am Arbeitsplatz.

Fazit

Paperless-ngx ist ideal für Technikprofis mit Zeit und Erfahrung im Selbsthosting. Es bietet langfristig viele Möglichkeiten – allerdings zu einem gewissen Administrationspreis.

Datei-Butler dagegen liefert eine sofort nutzbare Lösung für den digitalen Büroalltag – ohne Vorkenntnisse, ohne Server, ohne Umwege.

Datei-Butler überzeugt durch:

Einfache Einrichtung in Minuten

Offline-Betrieb mit voller Kontrolle

Faire Einmalzahlung statt Abo

Teil 3 folgt: Datei-Butler vs. M-Files

€ Einmaliger Kauf, unbegrenzte Nutzung 👍

IMAP Postfach Integration
Direkt aus deinem Mailpostfach die PDF Anhänge umbenennen
Expertenmodus
Dateinamen mit eigenen Prompts individuell anpassen
Ordnerüberwachung
Dateibutler beobachtet deinen Eingabeordner und importiert neue PDF-Dateien automatisch.
OCR-Analyse (Texterkennung)
Extrahiert Text aus PDFs (z. B. mit Tesseract), damit wichtige Infos sofort erkannt werden.
Automatisches Umbenennen & Verschieben
Alle Dokumente landen strukturiert im Zielordner. Auf Wunsch sogar mit Jahres-/Monatsunterordner.
Duplikatserkennung
Entdeckt doppelte PDFs und verhindert versehentliche Mehrfachablagen.
Grafische Oberfläche
Dank intuitivem GUI kannst du Ordner, KI-Optionen und andere Einstellungen schnell konfigurieren.
KI-Unterstützung
Entweder mit GPT‑4 oder einer lokalen KI – für intelligente Dateinamen direkt bei dir oder via Online‑Service.

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19.04.2025 Keine Kommentare

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FAQ

Häufige gestellte Fragen

Welche Lizenzmodelle gibt es?

Derzeit ist unsere Lifetime-Lizenz erhältlich. Damit erwirbst du den Datei-Butler zeitlich unbegrenzt und profitierst von allen zukünftigen Updates. Zusätzlich bieten wir noch eine 30 Tage Testlizenz an.

Muss ich für die Nutzung der KI extra bezahlen?

Ja, je nach OpenAI-Preismodell fallen zusätzliche Kosten an, da du ein eigenes Guthaben bei OpenAI benötigst. Der DATEI-BUTLER wird zwar über deine erworbene Lizenz abgedeckt, jedoch sind die KI-Dienste davon unabhängig. Als Richtwert: Wenn du etwa 100 PDF Dokumente verarbeitest, können dabei ungefähr 0,02 € anfallen. Bei 1000 PDF sind es dann ungefähr 0,20 €.

Welche Systemvoraussetzungen werden benötigt?

Empfohlen sind mindestens Windows 10 (64 Bit), 8 GB RAM und ca. 180 MB Festplattenspeicher für die OCR-Tools. Für die Offline-KI sind 16 GB RAM oder mehr sinnvoll. Für die Nutzung der Offline KI werden je nach Modell von 4GB bis 40GB Speicher empfohlen.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn etwas nicht klappt?

Schreibe uns gerne über das Kontaktformular an oder komm zu uns in die Discord-Gruppe und wir helfen dir weiter.

Kann ich eigene Dateinamen für meinen Anwendungsfall definieren?

Ja, kannst du. In dem Expertenmodus hast du die Möglichkeit den Prompt also den Output nach deinem Vorlieben anzupassen.

Was genau macht der DATEI-BUTLER?

Der DATEI-BUTLER ist eine Software, die PDF-Dokumente automatisiert umbenennt, strukturiert und ablegt. Zusätzlich setzt er auf KI-Technologie, um die Inhalte zu analysieren und aussagekräftige Dateinamen vorzuschlagen.

Benötige ich Programmier- oder IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein, der DATEI-BUTLER ist bewusst so entwickelt, dass auch Nutzer ohne Programmierkenntnisse ihn schnell einrichten können. Eine übersichtliche GUI und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen dir dabei.

Wie funktioniert die KI-Integration im DATEI-BUTLER?

Die KI-Integration kann wahlweise das GPT-4o-mini Modell von OpenAI via API-Key oder eine lokale KI-Lösung nutzen. Sobald du deinen API-Key hinterlegst, kommuniziert der DATEI-BUTLER direkt mit GPT-4o-mini und liefert dir smarte Vorschläge für Dateinamen und Ordnerstrukturen. Alternativ kannst du die Offline-KI aktivieren, um Dokumente komplett ohne Cloud-Anbindung zu verarbeiten.

Wird alles lokal verarbeitet oder in der Cloud?

Die eigentliche PDF-Verarbeitung und OCR finden vollständig lokal auf deinem System statt. Nur wenn du das GPT‑4 Modell von OpenAI verwendest, werden relevante Textausschnitte dorthin gesendet, um smarte Vorschläge für Dateinamen zu erhalten. Entscheidest du dich für die Offline-KI, verbleiben alle Daten ausschließlich auf deinem Gerät.

Wie sicher sind meine Daten und Dokumente?

Deine PDF-Dateien werden lokal verarbeitet und nur dann auszugsweise an über die API von OpenAI geschickt, wenn du diese KI-Option aktivierst. Entscheidest du dich stattdessen für die Offline-KI, bleiben alle Informationen ausschließlich auf deinem System. Dadurch hast du volle Kontrolle über deine Daten und kannst selbst bestimmen, ob und wann externe Dienste genutzt werden.