DATEI-BUTLER 1.5.2
Die intelligente Lösung zur automatischen Dokumentenverwaltung
DATEI-BUTLER ist die smarte Software zur automatischen Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Mit OCR und KI-Unterstützung erkennt das Tool Inhalte (z. B. Rechnungsnummern, Datumsangaben) und benennt sowie sortiert Dokumente automatisch – auf Wunsch auch inklusive E-Mail-Import per IMAP (inkl. Gmail).
Perfekt für alle, die…
Ideal für alle, die…
✔ keine Lust mehr auf manuelles Umbenennen und Ablegen von PDFs haben
✔ Zeit sparen und wiederkehrende Dokumentenprozesse automatisieren wollen
✔ Fehlerquellen reduzieren und saubere Workflows etablieren möchten
✔ eine DSGVO-konforme KI-Option (EU) nutzen wollen – ohne Zwang
✔ lokal, offline oder mit Cloud-KI arbeiten möchten
Funktionen & Vorteile
Funktionen & Vorteile
✅ Ordnerüberwachung – überwachte Eingangsordner werden automatisch verarbeitet
✅ OCR & intelligente Dateibenennung – Dateinamen basierend auf Inhalt, Datum und Rechnungsnummer
✅ E-Mail-Import per IMAP (inkl. Gmail) – Anhänge automatisch ablegen; das Postfach bleibt unberührt
✅ Automatisches Umbenennen & Sortieren – konsistente Ordnerstrukturen ohne Handarbeit
✅ Duplikat- & Bereits-verarbeitet-Erkennung – doppelte Dateien werden zuverlässig erkannt
✅ Fehlersichere Verarbeitung – problematische Dateien werden automatisch kategorisiert:
Defekt, Falsche_Orientierung, Bereits_Verarbeitet, Gleiche_Dateinamen, Fehlgeschlagen
✅ Profile – bis zu 10 getrennte Workflows für unterschiedliche Anwendungsfälle
✅ Lokale KI & eigene Modelle – z. B. über Ollama, vollständig offline nutzbar
✅ Expertenmodus – eigene Dateinamenslogiken, Platzhalter & Prompt-Tags
✅ Testmodus – Dokumente mehrfach verarbeiten, um Regeln gezielt zu optimieren
✅ Übersichtliche Benutzeroberfläche – schnell eingerichtet, sofort produktiv
Wichtiger Hinweis zur KI-Nutzung ⚠️
📌 Keine KI inklusive – OpenAI- oder Mistral-API mit eigenem Guthaben (ca. 0,02 € pro 100 PDFs), Aufladung per Kreditkarte.
📌 Lokale KI (z. B. LLaMA via Ollama) kostenlos nutzbar, sofern Ressourcen vorhanden.
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DATEI-BUTLER – Die intelligente Lösung zur automatischen Dokumentenverwaltung
Die ultimative Software für automatisierte Dokumentenverwaltung
DATEI-BUTLER ist die smarte Software zur automatischen Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Mit leistungsstarker OCR-Technologie und KI-Unterstützung erkennt das Tool automatisch Texte, Rechnungsnummern und Datumsangaben, um Dokumente intelligent zu benennen, zu sortieren und zu archivieren. Schluss mit manueller Ablage und chaotischen Dokumenten – DATEI-BUTLER automatisiert Ihre digitale Büroorganisation und spart wertvolle Zeit.
Warum DATEI-BUTLER?
Effizienzsteigerung: Automatische Erkennung und Sortierung von PDFs erspart mühsame manuelle Arbeit.
Fehlerminimierung: Intelligente Texterkennung reduziert Fehler bei der Ablage und sorgt für eine saubere Struktur.
Zeiteinsparung: Dokumente werden in Echtzeit verarbeitet und korrekt benannt – keine aufwändige Suche mehr.
Ideal für Unternehmen & Selbstständige: Perfekte Lösung für digitale Workflows, Buchhaltung und Archivierung.
Funktionen & Vorteile von DATEI-BUTLER
🔹 Automatische Ordnerüberwachung & Verarbeitung
✔ Überwacht definierte Verzeichnisse und erkennt neue PDF-Dateien automatisch.
✔ Verarbeitet Dokumente erst, wenn der Upload vollständig abgeschlossen ist.
🔹 Leistungsstarke OCR-Texterkennung & KI-gestützte Benennung
✔ Erkennt Texte in PDFs, selbst in gescannten Dokumenten.
✔ Extrahiert Schlüsselwörter, Rechnungsnummern & Datumsangaben zur intelligenten Benennung.
✔ Nutzt OpenAI/GPT oder lokale KI zur Generierung sinnvoller Dateinamen, selbst wenn keine Rechnungsdaten gefunden werden.
🔹 Automatisches Umbenennen, Verschieben & Sortieren
✔ Ordnet Dokumente automatisch nach Jahr, Monat oder in individuelle Verzeichnisse.
✔ Kein mühsames manuelles Speichern oder Umbenennen mehr nötig.
🔹 Duplikatserkennung & Logging
✔ Verhindert doppelte Dokumente durch Hash-Wert-Vergleich.
✔ Echtzeit-Logging zeigt Status und Fehler direkt in der Benutzeroberfläche an.
✔ Kritische Fehler werden gespeichert und können jederzeit analysiert werden.
🔹 Individuelle Profile & Intuitive Benutzeroberfläche
✔ Bis zu vier verschiedene Profile für unterschiedliche Verzeichnisstrukturen speichern.
✔ Leicht verständliche GUI für eine einfache Einrichtung und Kontrolle.
Wichtiger Hinweis zur KI-Nutzung ⚠️
📌 Keine KI inklusive: Diese Lifetime-Lizenz enthält ausschließlich den DATEI-BUTLER – ohne integrierte KI.
📌 OpenAI-Guthaben erforderlich: Wer die OpenAI-API nutzen möchte, benötigt ein eigenes Guthaben. Erfahrungsgemäß kostet die Verarbeitung von 1000 PDFs ca. 0,20 €.
📌 Lokale KI kostenlos: Bei Nutzung einer lokalen KI-Lösung (z. B. LLama) entstehen keine zusätzlichen Gebühren, sofern die technischen Ressourcen vorhanden sind.
Voraussetzungen für den Datei-Butler
Damit der Datei-Butler reibungslos alle Funktionen (inklusive KI-gestützter Dateibenennung) bereitstellen kann, sollten folgende Anforderungen erfüllt sein:
Betriebssystem
- Windows 10 oder Windows 11 (64-Bit)
Hardware
- Prozessor: Mindestens Dual-Core (Quad-Core oder höher empfohlen)
- Arbeitsspeicher:
- Ohne lokale KI: mindestens 4 GB (empfohlen 8 GB oder mehr)
- Mit lokaler KI (z. B. LLaMA/Ollama):
– mindestens 16 GB RAM, je nach Modell ggf. mehr
– leistungsstarke Grafikkarte, wir empfehlen hier den Einsatz der RTX Serie von NVIDIA
- Freier Festplattenspeicher: ca. 1–2 GB für Programm und temporäre Dateien (plus zusätzlicher Speicher für große KI-Modelle)
Software & Internet
- Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich, wenn die Online-KI (OpenAI) genutzt wird oder für Updates.
- Neuere .NET-Version (Windows-intern). In der Regel ab Windows 10 / 11 bereits vorhanden.
OpenAI-Key
- Für smarte KI-Funktionen mittels OpenAI (z. B. GPT-4) wird ein gültiger API-Key benötigt, den Sie in den Einstellungen des Datei-Butlers hinterlegen können. OpenAI bietet dem Kunden die Aufladung des Guthabens nur über die Kreditkarte an.
- Möchten Sie rein lokal mit LLaMA/Ollama arbeiten, ist kein OpenAI-Key notwendig – es entfallen jedoch die Online-Funktionen von GPT-4.
Lizenz und Aktivierung
- Jede Installation benötigt eine gültige Lizenz (Test- oder Vollversion).
- Die Aktivierung erfolgt komfortabel innerhalb des Datei-Butlers.
Hinweis: Bei Verwendung einer lokalen KI (Ollama/LLaMA) ist zu beachten, dass je nach Modell sehr viel RAM benötigt wird. Achten Sie auf ausreichend Arbeitsspeicher (mindestens 16 GB).
Anleitungen & Tutorials
Nach dem Kauf des Datei-Butlers erhältst du automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Kurzanleitungen und Verweisen zu unseren Video-Tutorials. Diese Schritt-für-Schritt-Erklärungen begleiten dich bei der Einrichtung und zeigen dir, wie du den Datei-Butler optimal in deinen Workflow integrierst.
OpenAI-Key konfigurieren
Ein besonderes Highlight ist unsere Anleitung zur Einrichtung des OpenAI-Schlüssels (API Key). Du erfährst in wenigen Schritten, wie du den Key sicher hinterlegst und wie die KI-gestützte Dateibenennung dadurch noch effizienter wird.
- OpenAI-Dashboard aufrufen: Link und Zugangsdaten.
- API-Key generieren: Schritt-für-Schritt-Beschreibung inkl. Screenshots.
- Key im Datei-Butler hinterlegen: So verknüpfst du das Tool mit deinem Account.
Video-Tutorials & YouTube
Für visuelle Lerntypen empfehlen wir unsere Video-Anleitungen auf YouTube, in denen jeder Schritt nochmals anschaulich erklärt wird. Von der Erstinstallation über die Ordnerüberwachung bis hin zur OCR-Analyse – in kurzen Clips wird gezeigt, wie du das Maximum aus dem Datei-Butler herausholst.
- Installation & Erste Schritte: Einrichten des Eingabe- und Ausgabeordners.
- OCR-Funktionen: Erkennung & Umbenennung von PDF-Dokumenten.
- Ordnerstruktur: Jahres- & Monatsverzeichnisse automatisiert anlegen.